为了完整地保存我局在工作中形成的各种档案，并建立规范的文件传阅方式，特制订本制度。

一、文件归档

1、归档范围：

凡是反映我局工作，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。具体分三大类：

（1）文件档案：包括我局在公务活动中形成的公文、图表、会议材料、信函等；

（2）科技档案：我局在科技管理工作中形成的文件材料。包括项目申报材料、科技计划管理、项目验收、成果鉴定、科技咨询资料等；

（3）专门档案：我局在专门业务活动中形成的各种档案。如会计档案、声像档案等。

2、归档材料的要求

（1）归档的文件材料必须是原件；

（2）归档的文件材料必须完整、系统、准确；

（3）归档的文件材料必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式符合国家要求。不使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔等书写材料。

（4）归档的文件材料由局办公室进行分类、立卷、编制目录、号码。

3、归档材料的管理

（1）归档材料统一由局办公室管理。任何人对以上规定应当立卷、归档的材料必须及时向局办公室移交，集中管理。

（2）局办公室必须定期对归档材料进行分类和立卷，编目编号，编制档案检索工具，妥善保管有关档案。

二、文件传阅

1、以局名义上报的文件，原则上须经领导办公会议讨论通过，由局长审定签发。

2、以局的名义发出的文电，属于一般的事项，原则上由分管领导签发，如涉及到其他领导分管的业务，要送有关领导会签，属于比较重要的事情，要送局长签发。

3、局内部传阅的文件，由办公室送局长阅批，并按局长批示组织传阅办理。

4、对外单位的来文，办公室要及时呈送，相关领导须及时审阅和审批，保证文件的及时性和有效性。

5、对领导批示的文件，办公室要抓紧落实，复印、分发到相关部门，督促监督执行。

6、在领导之间相互传阅的文件，一般应自送阅之日起的三日内阅毕退回办公室。

三、会议制度

1、主持与记录：办公会议由局办公室负责召集，局长主持，局长未列席会议时，由副局长主持。局办公室进行会议记录。

2、召开时间：办公会议召开的时间为每周一上午9:15。特殊原因需要延期召开的由办公室提前通知。

3、参加人员：局全体人员。由于工作或其它特殊原因不能参加例会的，应提告之办公室。

4、会议内容：各与会人员在上周的工作情况汇报，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等。局领导总结上周工作情况、商议所提议内容或问题、计划未来工作规划等。

5、会议要求：所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，局办公室登记到会情况并负责记录会议内容，记录本由记录员负责保管。会议纪要须包含：会议时间、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、会议内容(发言记录)、商议结果等。所有例会的会议纪要由会议记录员在例会结束后两个工作日内整理并备案。

    （此件公开发布）